In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche wiederkehrende Abläufe. Diese Prozesse werden oft intuitiv durchgeführt. Die ausführenden Personen haben sich "ihren persönlichen Weg" zur Lösung erarbeitet. Dadurch entsteht Herrschaftswissen und eine Bearbeitung durch andere Personen ist aufwändig oder gar unmöglich. Auch Dateninseln ohne passenden Anbindung an die zentrale IT-Struktur sind oft die Folgen.

Bei der Einführung oder Optimierung von Prozessen in Unternehmen bedarf es eines strukturierten Ansatzes. Der unüberlegte Einsatz von Software alleine führt selten zum Erfolg.

Zunächst gilt es die bestehenden Abläufe zu analysieren. Welche Informationen zur Steuerung und welche Daten für die Bearbeitung werden benötigt, woher kommen sie, und an wen und wie werden sie weitergegeben. Welche Rechte sind zur Bearbeitung nötig.
Oft ist dieses Wissen bei einzelnen Personen vorhanden, aber nicht oder nur unzureichend dokumentiert.

Ziel ist die Sammlung der Informationen zu den gewünschten Abläufen und deren Dokumentation  in neuraler Form.
Darstellungsformate mit grafischen Elemente haben sich hier bewährt. Getreu dem Slogan "Ein Bild sagt mehr als tausend Worte" bieten sich Methoden an, die die Abläufe und Zusammenhänge für alle Beteiligten gut erkennbar darstellen.

Oft wird bei dieser Darstellung schon deutlich, wo Ausnahmen von der Regel vorgenommen werden und wie oft vom festgelegten Vorgehen abgewichen wird. Die vielen "Wenn ... dann"  Elemente deuten dann auf ein unstrukturiertes, oft historisch gewachsenes Vorgehen hin.

Das Ergebniss sind klare Abläufe, welche die häufigen "Schau mer mal" Situationen erkennen und eliminieren.  Die Tätigkeiten einzelner Personen werden durch Rollen mit definierten Rechten, Vorgangsbeschreibungen und Datenfluss ersetzt.

Beispiel hierfür sind die Bestellprozesse z.b. beim E-Procurement, der elektronischen Form der Beschaffung von Gütern für den Vebrauch.  Feste Regeln für die Genehmigungen, erlaubte Produktgruppen und die Budgetüberwachung ersetzen den antiquierten Laufzettel.